关于启用公共会议室、报告厅线上预约申请流程（试运行）的通知

各单位：

为进一步规范学校公共会议场所管理，优化申请流程，提高服务效率，现代教育技术中心（教室管理中心）已完成公共报告厅、会议室线上申请功能的部署与测试。自即日起，各单位如需使用公共报告厅或会议室，请统一通过学校“一站式服务大厅”线上平台提交申请。具体操作流程说明如下：

一、申请入口

请登录学校“一站式服务大厅”，于页面上方导航栏进入“服务中心”页面，选择主管部门“现代教育技术中心”，点击“报告厅、会议室申请”模块，即可进入预约申请页面。

二、填写申请表单

申请人需根据活动实际需求，准确选择场地、会议类型、使用时间及所需设备服务，并如实填写会议内容与参与人数。会议类型具体分为以下三类：

1. 校内师生活动：指仅面向校内师生开展，无校外人员参与的活动。

2．有校外专家或人员参与的活动：主讲人、主办单位、参与人员包含校外单位或个人，均属此类。

3. 涉及国外、港澳台人员的学术活动。

三、上传附件材料

根据所选的会议或活动类型，须按要求上传相关审批材料：

1．校内活动：需提交《消防应急疏散预案》。（系统已提供模板可供参考）

2．涉及校外人员讲学的报告会、研讨会、年会、讲座、论坛等（以下简称“报告会”）的活动：需提交已审核通过的报告会审批材料（一般要求为OA请示报告流程）及《消防应急疏散预案》。

3．涉外或港澳台活动：需提交国际合作与交流处审批材料（一般要求为OA请示报告流程）及《消防应急疏散预案》。

四、查看申请记录

申请人可在预约申请页面的左上角“发起流程”下拉菜单中选择“我的预约”，实时查看预约记录与审批状态。

预约申请提交后，申请单位主要负责人可在一站式服务大厅的“我的待办”中查看申请详情并审批。后依次由保卫处和现代教育技术中心进行审批。全部审核通过后，即完成申请。

预约申请过程中请务必仔细阅读页面上的所有相关说明与备注信息，如有问题，请联系杨老师（电话：88120795）。

现代教育技术中心（教室管理中心）

2025年11月19日